PROCEDURA ZAPRIMANJA RAČUNA, NJIHOVE PROVJERE I PRAVOVREMENOG PLAĆANJA U OSNOVNOJ ŠKOLI

Na temelju odredbi Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi (Narodne novine, br. 94/2018.) , Zakona o fiskalnoj odgovornosti (Narodne novine, br. 111/2018.)  i Uredbe o sastavljanju i predaji izjave o fiskalnoj odgovornosti i izvještaja o primjeni fiskalnih pravila (Narodne novine, br. 95/19) ravnateljica Osnovne škole  donosi:

 

PROCEDURU

ZAPRIMANJA RAČUNA, NJIHOVE PROVJERE I PRAVOVREMENOG PLAĆANJA U OSNOVNOJ ŠKOLI

 

  Izradio Pregledao         Odobrio
Odgovorna osoba ravnateljica računovođa ravnateljica
Datum 25.02.2020. 25.02.2020. 25.02.2020.
Potpis      

 

 

  1. SVRHA

Svrha ove procedure je opisati i dokumentirati proces zaprimanja i provjere elektroničkih računa, te plaćanja po računima u Osnovnoj školi

 

  1. PODRUČJE PRIMJENE

Obvezna je za službene osobe koje zaprimaju elektroničke račune, vrše obradu primljenog elektroničkog  računa i knjiže elektroničke račune, te za ravnatelja Škole koji odobrava račun za plaćanje i za osobu koja vrši plaćanje računa dobavljača.

 

  1. OPIS POSTUPKA

 

Cilj procesa je zaprimanje elektroničkog računa u tajništvu Škole, gdje se na primljene račune stavlja prijemni štambilj. Tajnik provodi formalnu provjeru svih elemenata i matematičku kontrolu. Zaposlenik koji je inicirao nabavu/tražio narudžbu kontrolira račun i svojim potpisom potvrđuje da je roba/materijal/oprema primljena ili usluga/radovi izvršeni sukladno narudžbi ili ugovoru. Voditelj računovodstva upisuje račune u računalne programe, salda konta i financijskog knjigovodstva. Ravnatelj stavlja svoj paraf.

 

  • POSTUPAK ZAPRIMANJA RAČUNA, NJIHOVE PROVJERE I  PRAVOVREMENOG PLAĆANJA

 

Elektronički računi se zaprimaju u Tajništvu gdje dobivaju svoj prijamni štambilj s datumom primitka.

Elektronički Račun mora sadržavati ove podatke:

-mjesto izdavanja, broj i nadnevak,

 -ime (naziv), adresu i OIB koji je isporučio dobra ili obavio usluge (prodavatelja),

-ime (naziv), adresu i OIB poduzetnika kome su isporučena dobra ili obavljene usluge

 -količinu i uobičajeni trgovački naziv isporučenih dobara te vrstu i količinu obavljenih,

-nadnevak isporuke dobara ili obavljenih usluga,

-iznos naknade (cijene) isporučenih dobara ili obavljenih usluga,

 -iznos poreza razvrstan po poreznoj stopi,

 -zbrojni iznos naknade i poreza

– naznaku narudžbenice ili ugovora

Tajnik vrši  formalnu i računsku kontrolu  elektroničkog računa, nakon provedene kontrole računa, račun šalje zaposleniku koji je tražio narudžbu radi obavljanja pravne kontrole i potpisivanja računa. Računovođa upisuje račun u računalne programe, salda konta i financijskog knjigovodstva. Račun se knjiži unutar mjeseca na koji se odnosi. Ravnatelj potpisuje račun prije dospijeća računa za plaćanje. Računovođa odlaže račune u registratore odmah nakon plaćanja računa.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PROCEDURA ZAPRIMANJA I PROVJERE ELEKTRONIČKOG RAČUNA TE PLAĆANJA PO ELEKTRONIČKIM RAČUNIMA

 

Postupak zaprimanja i provjere elektroničkog računa, te plaćanje po računima u ustanovi, provodi se po sljedećoj proceduri:

 

DIJAGRAM TIJEKA OPIS AKTIVNOSTI ODGOVORNOST ROK POPRATNI DOKUMENTI
Zaprimanje računa u elektroničkom obliku E-računi se zaprimaju i preuzimaju u tajništvu tajnik istog dana  
Pretvaranje e-računa u papirnati oblik E- računi se štampaju na papir u PDF – u formi, stavlja se prijemni štambilj i upisuje datum zaprimanja tajnik istog dana kao i zaprimanje računa  
Zaprimanje računa u papirnatom obliku Računi se zaprimaju u tajništvu, stavlja se prijemni štambilj i upisuje se datum zaprimanja tajnik Istog dana  
Suštinska kontrola računa za uredski materijal i sredstva za čišćenje Suštinska kontrola obavlja se prilikom isporuke te se na otpremnici upisuje datum kontrole i paraf tajnik najviše 3 dana po zaprimanju računa otpremnica
Suštinska kontrola računa za popravke te usluge i nabave materijala za održavanje Suštinska kontrola obavlja se prilikom isporuke te se na otpremnici odnosno radnom nalogu ili nekom drugom dokumentu (izvještaj o obavljenoj usluzi) za usluge upisuje datum kontrole i paraf Domar

Ravnatelj

najviše 3 dana po zaprimanju računa otpremnica, radni nalog, izvještaj o obavljenoj usluzi i slično
Suštinska kontrola računa za nabavu opreme i materijala za rad Suštinska kontrola obavlja se prilikom isporuke te na otpremnici upisuje datum kontrole i paraf Zaposlenik/voditelj koji je inicirao narudžbu najviše 3 dana po zaprimanju računa otpremnica
Slanje računa računovodstvu zaprimljenih u papirnatom obliku i pretvorenih e- računa u papirnati oblik Slanje ulaznih računa u računovodstvo tajnik Istog dana, a najkasnije sljedećeg radnog dana od zaprimanja računa račun
Pripremanje ulaznih računa u papirnatom obliku Provođenje formalne i računske kontrole tajnik Najviše dva radna dana od primanja račun
Odbijanje računa Račun koji je zaprimljen u elektroničkom obliku ukoliko ne sadrži sve potrebne elemente ili je računski neispravan tajnik Istog dana račun
Odobrenje računa za materijal i usluge održavanja i popravaka,

za plaćanje i evidentiranje

Upisuje se na račun

 paraf

Tajnik i drugi zaposlenici, na odluke ravnatelja, kojom ovlašćuje tajnika i druge zaposlenike za odobrenje narudžbe određenih vrsta rashoda Najviše dva dana nakon provedene računovodstvene kontrole račun
Odobrenje računa za plaćanje i evidentiranje Upisuje se na račun paraf ravnatelj Najviše dva dana nakon provedene računovodstvene kontrole račun
Obrada Upisi u knjigu ulaznih računa, dodjela brojeva računovođa 3 dana po odobrenju plaćanja i evidentiranje Knjiga ulaznih računa

 

 

 

Kontiranje i knjiženje računa Razvrstavanje računa prema vrstama rashoda, programima aktivnostima/projektima i izvorima financiranja te unos u računovodstveni sustav računovođa Unutar mjeseca na koji se odnosi račun Kontni plan/klasifikacijski sustav
Plaćanje računa prema dospijeću Priprema naloga za plaćanje računovođa Prema dospijeću Nalozi za plaćanje
Plaćanje računa prema dospijeću Odobrenje naloga za plaćanje – potpis ovlaštene/ih osoba ravnatelj/ravnateljica škole  može za odobrenje naloga za plaćanje ovlastiti jednu ili više osoba s tim da ta osoba ne može biti računovođa, za ovlaštenje nije potrebna posebna odluka već je to potpisni karton koji ravnatelj/ravnateljica škola potpisuje Prema dospijeću Nalozi za plaćanje

 

Ova Procedura objavit će se na oglasnoj ploči i web stranici Škole.

KLASA:602-02/20-01/31

URBROJ: 2121-20-20-01

Levanjska Varoš, 25. veljače 2020.

Ravnateljica

 

___________________________